Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

PacmeAI SAS

• NIT: 901.000.000-1
• Dirección: Carrera 7 # 71-21, Bogotá D.C., Colombia
• Correo: privacidad@pacmeai.co
• Teléfono: +57 (601) 000 0000

2. Finalidad del tratamiento

Los datos personales recolectados son tratados por PacmeAI SAS para operar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) para Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), incluyendo —pero no limitado a—:

• Generación de actas de reuniones de comités institucionales.
• Cálculo y publicación de indicadores de calidad asistencial y administrativa.
• Soporte a procesos de auditoría interna y externa (PAMEC, habilitación).
• Trazabilidad de compromisos, hallazgos y planes de mejoramiento.
• Cumplimiento normativo (Resolución 1995 de 1999, Resolución 3100 de 2019, Decreto 1011 de 2006).

3. Tipos de datos recolectados

3.1 Datos de identificación

• Nombre completo, documento de identidad.
• Correo electrónico institucional.
• Rol funcional dentro de la IPS.

3.2 Datos técnicos

• Dirección IP, agente de usuario (user-agent) del navegador.
• Fecha y hora de acceso, eventos de auditoría.

3.3 Datos sensibles

• Grabaciones de audio de reuniones de comités, procesadas por modelos de inteligencia artificial para transcripción y resumen.
• Información clínica agregada o anonimizada incluida en indicadores asistenciales.

El tratamiento de datos sensibles requiere autorización previa, expresa e informada del titular (Ley 1581 de 2012, art. 6).

4. Derechos del titular (ARCO – Ley 1581 art. 8)

Todo titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

• Acceso: conocer los datos personales que la IPS posee sobre él.
• Rectificación: actualizar o corregir datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación (supresión): solicitar la eliminación de datos cuando no se respeten principios legales o constitucionales.
• Oposición: revocar la autorización para finalidades no esenciales (p. ej. marketing).

Puedes ejercer estos derechos desde tu panel personal: /settings/data-privacy.

5. Procedimiento ARCO

Las solicitudes de ejercicio de derechos pueden presentarse a través del panel interno o por correo electrónico a privacidad@pacmeai.co. El plazo máximo de respuesta es de 10 días hábiles, prorrogable por 5 días hábiles adicionales debidamente justificados (Ley 1581 art. 14).

6. Transferencias internacionales

Algunos servicios técnicos requieren transmisión de datos a terceros encargados ubicados fuera de Colombia, amparados en las excepciones del artículo 26 del Decreto 1377 de 2013 (consentimiento expreso del titular, transferencia necesaria para la ejecución del servicio):

• OpenAI (Estados Unidos): transcripción y resumen de audios de reuniones mediante modelos de lenguaje.
• Sentry (Estados Unidos): monitoreo de errores y telemetría de la aplicación.

7. Tiempo de conservación

• Grabaciones de audio: 5 años desde la fecha de la reunión.
• Registros de auditoría (audit log): 10 años (Resolución 1995 de 1999).
• Datos de cuenta: conservados mientras la cuenta permanezca activa; eliminados o anonimizados tras la cancelación, salvo obligaciones legales de retención.

8. Medidas de seguridad

• Cifrado de datos en reposo (at-rest) y en tránsito (TLS 1.2+).
• Registro de auditoría con encadenamiento criptográfico (hash-chain) inmutable.
• Autenticación multifactor (MFA) obligatoria para roles privilegiados (Administrador, Coordinador de Calidad, Auditor).
• Segregación de funciones (SoD) y control de acceso basado en roles (RBAC).

9. Habeas Data

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, los datos personales podrán ser consultados por el titular ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.

10. Versión y vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de publicación. Las modificaciones sustanciales serán notificadas mediante el banner de consentimiento, requiriéndose nueva autorización del titular.

Versión v1.0.0 — vigente desde el 15 de mayo de 2026.